iStock
Analiza wdrożenia standardu rachunku kosztów – raport
Publikujemy dokument przygotowany przez Pracodawców RP. Omówiono w nim wyniki ankiety dotyczącej SRK, wnioski i zalecenia – stwierdzono, że „brak oceny przedwdrożeniowej projektu ma dominujący wpływ na niepowodzenie w osiągnięciu celu, jakim jest standaryzacja danych oraz miejsc ich powstawania”.
Analiza wdrożenia standardu rachunku kosztów w lecznictwie szpitalnym przygotowana przez Pracodawców RP – podsumowanie po 12 miesiącach obowiązywania rozporządzenia ministra zdrowia z 26 października 2020 r.:
– Wdrożenie przez podmioty lecznicze zaleceń sformułowanych w rozporządzeniu ministra zdrowia z 26 października 2020 roku w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców od początku budziło duże zainteresowanie wśród czynnych uczestników systemu ochrony zdrowia. Niepokoje wzbudzały rozwiązania zarządczo-finansowe, skala oraz tempo wdrożenia oraz brak pilotażowych wdrożeń.
Wydaje się, że wprowadzenie ujednolicenia kont szczegółowych można uznać jako spełnienie oczekiwania środowiska ekonomistów czy zarządczego w podmiotach leczniczych. Natomiast rozwiązania typowe dla zakresu rachunkowości zarządczej są w części niezrozumiałe i pozbawione cech, które powinny parametryzować efektywność ekonomiczną, w tym techniczną, alokacyjną, oraz produktywność.
Ważny projekt, jakim jest wdrożenie standardu rachunku kosztów, jest pozbawiony kierownika projektu. Podmiotu, który w sposób racjonalny zarządzałby działaniami, które składają się na cały projekt. Naturalnym moderatorem tych działań winna być Agencja Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji. Niestety działania, jakie zostały podjęte przez ten podmiot, związane były jedynie ze szkoleniami, których liczbę można uznać za zadowalającą, jednakże jakość wymagała ciągłej ewaluacji i poprawy. Zasadne wydaje się stwierdzenie, że jeżeli po dwunastu miesiącach wdrożenia standardu rachunku kosztów wśród osób zaangażowanych w ten proces w podmiotach leczniczych pozostaje wiele pytań i wątpliwości, to należy stwierdzić, że proces szkoleń nie został zrealizowany w stopniu zadawalającym.
Cel badania
Środowisko ekonomistów zdrowia przy Pracodawcach Rzeczypospolitej Polskiej od początku obserwowało, analizowało i monitowało zalecane w rozporządzeniu rozwiązania oraz jakość współpracy z Agencją Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji.
W odpowiedzi na atmosferę niezrozumienia i braku koncyliacji rozpoczęte zostały prace nad stworzeniem eksperckiego rozwiązania wdrożenia zaleceń z przedmiotowego rozporządzenia ministra zdrowia. W celu prawidłowego przygotowania potrzeb szkoleniowych ze standardu rachunku kosztów w pierwszej kolejności została opracowana mapa procesowa opisująca poszczególne działania i efekty.
Przyjęto założenia opracowania:
a) audytu stanu wdrożenia zaleceń opisanych w standardzie rachunku kosztów,
b) planu przeprowadzenia szkoleń na podstawie wniosków z przeprowadzonego audytu.
Zgodnie z przyjętymi założeniami w styczniu 2022 roku został rozpoczęty audyt, który został przeprowadzony przy wykorzystaniu ankiety. Na podstawie zebranych odpowiedzi na pytania w niej zawarte powstał opis rzeczywistego stanu realizacji standardu rachunku kosztów. Przyjęta formuła ankiety miała – przede wszystkim – za zadanie ujawnić, jakie są przyczyny niskiego poziomu implementacji zaleceń zmieniających w poszczególnych obszarach rachunkowości finansowej i rachunkowości zarządczej. Przyjęte założenie wydało się jak najbardziej istotne z punktu widzenia prawidłowej ewaluacji i wprowadzenia ewentualnych korekt w procesie aplikacji standardu rachunku kosztów. Sednem prawidłowo postawionych pytań w przeprowadzonej ankiecie było znalezienie odpowiedzi na pytanie, jakie czynniki mają bezpośredni wpływ na skalę zmian w procesach ewidencjonowania zdarzeń ekonomicznych w podmiotach leczniczych, zalecanych w rozporządzeniu ministra zdrowia z 26 października 2020 roku w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców.
Problem badawczy
Na potrzeby przeprowadzonego badania została sformułowana teza: „Brak oceny przedwdrożeniowej projektu ma dominujący wpływ na niepowodzenie w osiągnięciu celu, jakim jest standaryzacja danych oraz miejsc ich powstawania”.
Określając problem badawczy w kierunku początku procesu legislacyjnego zaleceń z rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców wydaje się za zasadne, że obecnie zdiagnozowane dysfunkcje informacyjne pomiędzy świadczeniodawcami a Agencją Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji wynikają z braku prawidłowej oceny możliwości technicznych do oczekiwanych celów i terminów.
Rodzaj oraz metoda badawcza
Badanie zostało przeprowadzone przy wykorzystaniu ankiety zawierającej metryczkę oraz pytania zamknięte. Ankieta została rozesłana drogą elektroniczną do wszystkich podmiotów leczniczych zrzeszonych w organizacjach:
– Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej,
– Pracodawcy Medycyny Prywatnej,
– Polska Federacja Szpitali,
– Ogólnopolskie Stowarzyszenie Szpitali Prywatnych.
Pytania zostały podzielone na podstawowe trzy obszary badawcze: identyfikacyjny, opisujący środowisko informatyczne oraz stan i miejsce wdrożenia standardu rachunku kosztów.
Obszar identyfikacyjny określa cechy podmiotu leczniczego: miejsce położenia, organ właścicielski oraz liczbę łóżek. Obszar opisujący środowisko informatyczne określa poziom zaawansowania w wykorzystywaniu przez podmiot leczniczy systemów informacyjnych do ewidencji danych oraz do ich przetwarzania. Ostatni obszar konstatuje zaawansowanie prac oraz rodzaj nośnika ewidencji danych niezbędnych do zakończenia wdrożenia standardu rachunku kosztów.
Podsumowanie
W odpowiedzi na przesłaną ankietę odpowiedzi udzieliło 122 podmiotów leczniczych realizujących świadczenia z zakresu lecznictwa szpitalnego.
Najwięcej odpowiedzi udzielili świadczeniodawcy z województw: mazowieckiego, wielkopolskiego, dolnośląskiego i małopolskiego, których organem założycielskim jest przede wszystkim starostwo powiatowe, i których zasoby łóżkowe znajdują się w granicach od 101 do 500 łóżek.
Udzielone odpowiedzi określiły poziom integracji, tj. przepływ informacji pomiędzy systemem finansowo-księgowym a pozostałymi:
– w 74,6 proc. przypadków nie istnieje komunikacja ze szpitalnym systemem informacyjnym, gdzie są ewidencjonowane wszystkie zdarzenia medyczne,
– w 63,1 proc. przypadków nie istnieje komunikacja z systemami ewidencji czasu pracy (czynnik pracy odpowiedzialny jest średnio za ponad 75 proc. wszystkich kosztów powstających w podmiocie leczniczym),
– w 89,3 proc. przepadków nie istnieje komunikacja ewidencji czasu świadczenia usług (umów kontraktowych, których udział w wynagrodzeniach ulega znaczącemu zwiększeniu),
– w 73,8 proc. przypadków nie istnieje komunikacja z systemami do ewidencji i kalkulacji procedur medycznych,
– w 35,2 proc. przypadków nie istnieje komunikacja z systemami magazynowymi.
W obszarze pytań związanych bezpośrednio ze stopniem zaawansowania prac zostały uzyskane niżej zaprezentowane informacje. Wartości zmiennej „Podstawowe miejsce ewidencji” zostały przedstawione w wymiarze największego udziału, jaki przyjęły określone miejsca ewidencji danych.
Prezentację można oglądać wyłącznie na komputerach lub ściągając ją po kliknięciu: „Podsumowanie ankiety”.
Wnioski
Na podstawie wyników z przeprowadzonej ankiety należy przyjąć następujące wnioski:
1. Postawiona teza badawcza pod nazwą „Brak oceny przedwdrożeniowej projektu ma dominujący wpływ na niepowodzenie w osiągnięciu celu, jakim jest standaryzacja danych oraz miejsc ich powstawania” została potwierdzona w trakcie weryfikacji.
2. Wprowadzenie zaleceń do standardu rachunku kosztów nie zostało poprzedzone analizą przedwdrożeniową, przede wszystkim analizą środowiska informatycznego, jakimi dysponują świadczeniodawcy.
3. Brak podziału na etapy wdrożenia spowodował rozwarstwienie poziomów wdrożenia wśród świadczeniodawców, tj. obszary, w których wprowadzane zmiany wynikające z przedmiotowego rozporządzenia ministra zdrowia realizowane są na różnych poziomach. Będzie to skutkować brakiem reprezentatywności danych przekazywanych do AOTMiT.
4. We wdrożeniu zaleceń ze standardu rachunku kosztów brak komunikacji opartej na zasadach zarządzania projektami. W wyniku czego oczekiwania rozmijają się z możliwościami.
5. Grupy kosztów, które mają największy wpływ na prawidłową ocenę efektywności ekonomicznej podmiotu leczniczego: czas pracy i świadczenia usług (wynagrodzenia) oraz koszty zleceń wewnętrznych, nie mają zapewnionego właściwego środowiska informatycznego do prawidłowego przetwarzania danych. Co stanowi problem krytyczny z uwagi na braki w infrastrukturze u świadczeniodawców.
6. Obszary działalności: bloki operacyjne, anestezjologia, szpitalne oddziały ratunkowe/izby przyjęć (z uwagi na ciężar kosztowy dla każdego podmiotu leczniczego) oraz usługi komercyjne (z uwagi na wrażliwość przy wspólnej realizacji z usługami sprawozdawanymi do NFZ) wymagają przesunięcia terminu zakończenia prac.
Zalecenia to:
1. Powołanie zespołu projektowego przy udziale organizacji zrzeszających podmioty lecznicze objęte obowiązkiem wdrożenia zaleceń standardu rachunku kosztów.
2. Ewaluacja obecnie prowadzonych prac wdrożeniowych, materiałów szkoleniowych oraz wyznaczonych celów.
3. Wyznaczenie celów pierwszoplanowych i kolejnych.
4. Opracowanie planu projektu, którzy będzie dotyczyć w szczególności: obszarów działania, harmonogramu, zasobów, liderów, komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Jeśli chcesz ściągnąć raport w pdfie, kliknij w: „Analiza wdrożenia standardu rachunku kosztów w lecznictwie szpitalnym – raport”.
– Wdrożenie przez podmioty lecznicze zaleceń sformułowanych w rozporządzeniu ministra zdrowia z 26 października 2020 roku w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców od początku budziło duże zainteresowanie wśród czynnych uczestników systemu ochrony zdrowia. Niepokoje wzbudzały rozwiązania zarządczo-finansowe, skala oraz tempo wdrożenia oraz brak pilotażowych wdrożeń.
Wydaje się, że wprowadzenie ujednolicenia kont szczegółowych można uznać jako spełnienie oczekiwania środowiska ekonomistów czy zarządczego w podmiotach leczniczych. Natomiast rozwiązania typowe dla zakresu rachunkowości zarządczej są w części niezrozumiałe i pozbawione cech, które powinny parametryzować efektywność ekonomiczną, w tym techniczną, alokacyjną, oraz produktywność.
Ważny projekt, jakim jest wdrożenie standardu rachunku kosztów, jest pozbawiony kierownika projektu. Podmiotu, który w sposób racjonalny zarządzałby działaniami, które składają się na cały projekt. Naturalnym moderatorem tych działań winna być Agencja Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji. Niestety działania, jakie zostały podjęte przez ten podmiot, związane były jedynie ze szkoleniami, których liczbę można uznać za zadowalającą, jednakże jakość wymagała ciągłej ewaluacji i poprawy. Zasadne wydaje się stwierdzenie, że jeżeli po dwunastu miesiącach wdrożenia standardu rachunku kosztów wśród osób zaangażowanych w ten proces w podmiotach leczniczych pozostaje wiele pytań i wątpliwości, to należy stwierdzić, że proces szkoleń nie został zrealizowany w stopniu zadawalającym.
Cel badania
Środowisko ekonomistów zdrowia przy Pracodawcach Rzeczypospolitej Polskiej od początku obserwowało, analizowało i monitowało zalecane w rozporządzeniu rozwiązania oraz jakość współpracy z Agencją Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji.
W odpowiedzi na atmosferę niezrozumienia i braku koncyliacji rozpoczęte zostały prace nad stworzeniem eksperckiego rozwiązania wdrożenia zaleceń z przedmiotowego rozporządzenia ministra zdrowia. W celu prawidłowego przygotowania potrzeb szkoleniowych ze standardu rachunku kosztów w pierwszej kolejności została opracowana mapa procesowa opisująca poszczególne działania i efekty.
Przyjęto założenia opracowania:
a) audytu stanu wdrożenia zaleceń opisanych w standardzie rachunku kosztów,
b) planu przeprowadzenia szkoleń na podstawie wniosków z przeprowadzonego audytu.
Zgodnie z przyjętymi założeniami w styczniu 2022 roku został rozpoczęty audyt, który został przeprowadzony przy wykorzystaniu ankiety. Na podstawie zebranych odpowiedzi na pytania w niej zawarte powstał opis rzeczywistego stanu realizacji standardu rachunku kosztów. Przyjęta formuła ankiety miała – przede wszystkim – za zadanie ujawnić, jakie są przyczyny niskiego poziomu implementacji zaleceń zmieniających w poszczególnych obszarach rachunkowości finansowej i rachunkowości zarządczej. Przyjęte założenie wydało się jak najbardziej istotne z punktu widzenia prawidłowej ewaluacji i wprowadzenia ewentualnych korekt w procesie aplikacji standardu rachunku kosztów. Sednem prawidłowo postawionych pytań w przeprowadzonej ankiecie było znalezienie odpowiedzi na pytanie, jakie czynniki mają bezpośredni wpływ na skalę zmian w procesach ewidencjonowania zdarzeń ekonomicznych w podmiotach leczniczych, zalecanych w rozporządzeniu ministra zdrowia z 26 października 2020 roku w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców.
Problem badawczy
Na potrzeby przeprowadzonego badania została sformułowana teza: „Brak oceny przedwdrożeniowej projektu ma dominujący wpływ na niepowodzenie w osiągnięciu celu, jakim jest standaryzacja danych oraz miejsc ich powstawania”.
Określając problem badawczy w kierunku początku procesu legislacyjnego zaleceń z rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców wydaje się za zasadne, że obecnie zdiagnozowane dysfunkcje informacyjne pomiędzy świadczeniodawcami a Agencją Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji wynikają z braku prawidłowej oceny możliwości technicznych do oczekiwanych celów i terminów.
Rodzaj oraz metoda badawcza
Badanie zostało przeprowadzone przy wykorzystaniu ankiety zawierającej metryczkę oraz pytania zamknięte. Ankieta została rozesłana drogą elektroniczną do wszystkich podmiotów leczniczych zrzeszonych w organizacjach:
– Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej,
– Pracodawcy Medycyny Prywatnej,
– Polska Federacja Szpitali,
– Ogólnopolskie Stowarzyszenie Szpitali Prywatnych.
Pytania zostały podzielone na podstawowe trzy obszary badawcze: identyfikacyjny, opisujący środowisko informatyczne oraz stan i miejsce wdrożenia standardu rachunku kosztów.
Obszar identyfikacyjny określa cechy podmiotu leczniczego: miejsce położenia, organ właścicielski oraz liczbę łóżek. Obszar opisujący środowisko informatyczne określa poziom zaawansowania w wykorzystywaniu przez podmiot leczniczy systemów informacyjnych do ewidencji danych oraz do ich przetwarzania. Ostatni obszar konstatuje zaawansowanie prac oraz rodzaj nośnika ewidencji danych niezbędnych do zakończenia wdrożenia standardu rachunku kosztów.
Podsumowanie
W odpowiedzi na przesłaną ankietę odpowiedzi udzieliło 122 podmiotów leczniczych realizujących świadczenia z zakresu lecznictwa szpitalnego.
Najwięcej odpowiedzi udzielili świadczeniodawcy z województw: mazowieckiego, wielkopolskiego, dolnośląskiego i małopolskiego, których organem założycielskim jest przede wszystkim starostwo powiatowe, i których zasoby łóżkowe znajdują się w granicach od 101 do 500 łóżek.
Udzielone odpowiedzi określiły poziom integracji, tj. przepływ informacji pomiędzy systemem finansowo-księgowym a pozostałymi:
– w 74,6 proc. przypadków nie istnieje komunikacja ze szpitalnym systemem informacyjnym, gdzie są ewidencjonowane wszystkie zdarzenia medyczne,
– w 63,1 proc. przypadków nie istnieje komunikacja z systemami ewidencji czasu pracy (czynnik pracy odpowiedzialny jest średnio za ponad 75 proc. wszystkich kosztów powstających w podmiocie leczniczym),
– w 89,3 proc. przepadków nie istnieje komunikacja ewidencji czasu świadczenia usług (umów kontraktowych, których udział w wynagrodzeniach ulega znaczącemu zwiększeniu),
– w 73,8 proc. przypadków nie istnieje komunikacja z systemami do ewidencji i kalkulacji procedur medycznych,
– w 35,2 proc. przypadków nie istnieje komunikacja z systemami magazynowymi.
W obszarze pytań związanych bezpośrednio ze stopniem zaawansowania prac zostały uzyskane niżej zaprezentowane informacje. Wartości zmiennej „Podstawowe miejsce ewidencji” zostały przedstawione w wymiarze największego udziału, jaki przyjęły określone miejsca ewidencji danych.
Prezentację można oglądać wyłącznie na komputerach lub ściągając ją po kliknięciu: „Podsumowanie ankiety”.
Wnioski
Na podstawie wyników z przeprowadzonej ankiety należy przyjąć następujące wnioski:
1. Postawiona teza badawcza pod nazwą „Brak oceny przedwdrożeniowej projektu ma dominujący wpływ na niepowodzenie w osiągnięciu celu, jakim jest standaryzacja danych oraz miejsc ich powstawania” została potwierdzona w trakcie weryfikacji.
2. Wprowadzenie zaleceń do standardu rachunku kosztów nie zostało poprzedzone analizą przedwdrożeniową, przede wszystkim analizą środowiska informatycznego, jakimi dysponują świadczeniodawcy.
3. Brak podziału na etapy wdrożenia spowodował rozwarstwienie poziomów wdrożenia wśród świadczeniodawców, tj. obszary, w których wprowadzane zmiany wynikające z przedmiotowego rozporządzenia ministra zdrowia realizowane są na różnych poziomach. Będzie to skutkować brakiem reprezentatywności danych przekazywanych do AOTMiT.
4. We wdrożeniu zaleceń ze standardu rachunku kosztów brak komunikacji opartej na zasadach zarządzania projektami. W wyniku czego oczekiwania rozmijają się z możliwościami.
5. Grupy kosztów, które mają największy wpływ na prawidłową ocenę efektywności ekonomicznej podmiotu leczniczego: czas pracy i świadczenia usług (wynagrodzenia) oraz koszty zleceń wewnętrznych, nie mają zapewnionego właściwego środowiska informatycznego do prawidłowego przetwarzania danych. Co stanowi problem krytyczny z uwagi na braki w infrastrukturze u świadczeniodawców.
6. Obszary działalności: bloki operacyjne, anestezjologia, szpitalne oddziały ratunkowe/izby przyjęć (z uwagi na ciężar kosztowy dla każdego podmiotu leczniczego) oraz usługi komercyjne (z uwagi na wrażliwość przy wspólnej realizacji z usługami sprawozdawanymi do NFZ) wymagają przesunięcia terminu zakończenia prac.
Zalecenia to:
1. Powołanie zespołu projektowego przy udziale organizacji zrzeszających podmioty lecznicze objęte obowiązkiem wdrożenia zaleceń standardu rachunku kosztów.
2. Ewaluacja obecnie prowadzonych prac wdrożeniowych, materiałów szkoleniowych oraz wyznaczonych celów.
3. Wyznaczenie celów pierwszoplanowych i kolejnych.
4. Opracowanie planu projektu, którzy będzie dotyczyć w szczególności: obszarów działania, harmonogramu, zasobów, liderów, komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Jeśli chcesz ściągnąć raport w pdfie, kliknij w: „Analiza wdrożenia standardu rachunku kosztów w lecznictwie szpitalnym – raport”.
